Tästä syystä lähdin julkiselta sektorilta

Julkiset organisaatiot… Villi länsi, jossa guanon pyörittely käy työstä ja viidakon lait pätevät?

Yleisessä keskustelussa julkinen sektori niputetaan yhdeksi. Totuus kuitenkin on, että jokainen toimintayksikkö on täysin oma maailmansa. Silti yllättävän monet julkisen sektorin ongelmat esiintyvät samankaltaisina organisaatiosta toiseen. Suojatyöpaikoista, tyhmentävästä byrokratiasta ja kehnosta johtamisesta liikkuu huhupuheita, mutta monikaan ei tiedä näiden todenmukaisuudesta. Noh, minäpä olen ollut tuossa maailmassa! Kerronkin siitä nyt oman kokemukseni – tyylini mukaan sen verran suorasanaisesti, että ammattiloukkaantujia kehotan tässä vaiheessa lähtemään vaikka lenkille.

1. Johtaminen. Julkiset organisaatiot ovat monesti valtarakenteeltaan pyramidimallisia. Tällaisessa työpaikassa on hyvin vaikeaa ottaa käyttöön uudistuneempia käytäntöjä, kun itse organisaatiomalli ei noita päivitetympiä toimintatapoja tue. Se on vähän kuin yrittäisi luoda heinäpellolle toimistokulttuuria: voihan sinne sermit pystyttää, mutta sonta haisee silti. Pyramidiorganisaatiossa päätösvalta on keskittynyt pyramidin huipulle, muutamalle yksittäiselle tai pahimmillaan yhdelle yksittäiselle henkilölle. Mallin lähtökohta on hyvin konservatiivinen ja staattinen.

Tästä on seurauksena, että keskijohdolla ja väliesimiehillä ei ole aidosti työkaluja muokata työtapoja tai työolosuhteita yksikkönsä tai tiiminsä tarpeiden mukaisiksi. Väliesimiehet ovat pahimmillaan ylimmän portaan sätkynukkeja. Heille annetaan tehtäväksi jalkauttaa johtoportaan sanelemat paskatalkoot ja toteuttaa käytännön työ. Ylintä johtoporrasta ei usein edes kiinnosta, millä tai miten tämä tapahtuu. Heidän tehtävänsä on vain antaa suuntaviivat ja innovoida. Ne väliesimiehet, jotka eivät sätkynukeiksi alistu, taistelevat tuulimyllyjä vastaan yrittäessään purkaa henkilöstönsä työn tekemisen esteitä – joita muuten on aika liuta. Väliesimiehet kun eivät saa päättää mistään, he voivat parhaimmillaankin vain lobata jonkin asian viemistä eteenpäin.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että pienimmästäkin asiasta täytyy odottaa päätöstä koko puljun suurimmalta kiholta. Hänellä taas saattaa olla muutakin tekemistä kuin miettiä, minkä värinen kuuluisi olla kehittely-toteuttelu-suunnittelutoimialan töttöröö -yksikön kahvipöydän pöytäliina. Siinäpä kuitenkin odotetaan ensin viikkoja, että ylin pomo saa viestin henkilöstön halusta korvata 40 vuotta kahvitahroja kerännyt, halvimmalta paskafirmalta liisattu Petteri Punakuono -joulupöytäliina. Tämän jälkeen odotellaan N määrä kuukausia, että allekirjoittaisikohan ylin pamppu meille luvan ostaa uusi rätti tuon vanhan kirotun tilalle. Päätöksen jälkeen tosin hankinnoista kilpailutetaan vielä tuotteentarjoaja, kilpailutuksen tulos menee arvioitavaksi 1-3 pilipalitoimikuntaan, jonka jälkeen saadaan ehkä lupa aloittaa seitsemänportainen tilausprosessi. Prosessi tosin viivästyy ehkä pari kuukautta, koska hupsan keikkaa, alkoivatkin juuri kesälomat. Tästähän päästään jo miltei kohtaan 2, byrokratia. Hold that thought, palaan siihen hetken kuluttua!

Suotuisan päätöksen saaminen sisäisiin asioihin on siis miltei tuuripeliä, johon vaikuttavat mm. taivaankappaleiden liikkeet, planetaariset ilmanpainevyöhykkeet ja kollegan sukkien väri ensi tiistaina. Ylimmässä portaassa ei välttämättä ymmärretä, miten tärkeää organisaation tiimille x saattaakin olla juuri tämä heitä koskeva päätös. Ajatelkaapa tilannetta, jossa työyhteisöllä on vaikkapa käytössään huonot työtilat. Johdossa saatetaan ajatella, että pulju kuin pulju – samalla pikkuyksikön henkilöstö yskii keuhkonsa pihalle huonossa sisäilmassa. Vaikka tieto kulkee johtoportaaseen väliesimiesten kautta, on täysin väliesimiehen neuvottelutaidoista kiinni, miten hyvin se otetaan johtoportaassa kuuleviin korviin.

Väliesimiesten osaksi lankeaa ainoastaan vastuu kontrolloida henkilöstöään. Kontrollointivelvollisuus ilman mahdollisuutta päätöksentekoon on puolestaan henkilöstöjohtamisen pahinta myrkkyä. Se viestittää henkilöstölle, että heihin ei pohjimmiltaan luoteta. Kontrolloiva ote etäännyttää henkilöstön pyramidin huipulla keikkuvasta ”eliitistä” ja asetelmasta tulee ”me vastaan he”.

2. Byrokratia. Kaikki julkisen organisaation toiminnot rumista pöytäliinoista kansalaisten peruspalveluihin ovat alisteisia byrokratialle. Julkisessa keskustelussa nostaa tasaisin väliajoin päätään sellainen ihanne, että ehkäpä jonakin päivänä byrokratia saataisiin kitkettyä julkiselta sektorilta ja nämä organisaatiot voisivat toimia kuin yksityiset yritykset. Tällaisen maailman odottajat elävät valitettavasti omassa henkilökohtaisessa mikä-mikä-maassaan. Myönnän itsekin kuuluneeni tähän joukkoon, ennen kuin julkiselle menin töihin.

Kuitenkin niin kauan, kun julkiset organisaatiot toimivat julkisilla varoilla, ei byrokratiaa voida täysin heittää ikkunasta ulos ja toivottaa sille hyvää loppuelämää. Itse asiassa byrokratia saattaa olla jopa toimivin tapa organisoida julkisen organisaation vastuuntäyteistä toimintaa, joka on alisteinen lukuisille laeille ja yhdenvertaisuuden periaatteille – ainakin siihen asti, kun ei muutakaan vaihtoehtoa ole tilalle. Ongelma muodostuu kuitenkin silloin, kun byrokratiasta tulee itseoikeutettua. Ja sitähän se on ollut jo pitkään.

Byrokratia on hallitsijatemperamentiltaan narsisti. Se pohjautuu logiikkaan, mutta kehittyessään on vienyt logiikan niin kauas alkujuuriltaan, että siitä on kehkeytynyt paremminkin järjen irvikuva. Byrokratian pölynkatkuisia höyryjä liian kauan impanneessa organisaatiossa ketään ei kiinnosta, onko jokin vakiintunut menettelytapa reilu, kohtuullinen tai suotuisa. Hällä väliä, se on kuitenkin täysin legitiimi! Nämä legitiimit, persoonattoman hajuttomat ja mauttomat toimintatavat eivät kuitenkaan ole neutraaleja. Ne voivat päinvastoin olla todella armottomia ja kohdella ihmisyksilöä brutaalisti – on hän sitten organisaation oma työntekijä tai organisaation tuottaman palvelun käyttäjä. Organisaatio ei kuitenkaan ota minkään tason vastuuta näistä epäloogisuuksista, vaan ikään kuin piiloutuu byrokratian taakse vältellen moraalista vastuutaan.

Kuulostaako korkealentoiselta? Kerronpa pari konkreettista esimerkkiä. Tämä ensimmäinen sattui minulle itselleni. Henkilöstöasioita käsittelevässä yksikössä mokattiin ja laitettiin minulle sähköiseen järjestelmään liikaa lomapäiviä. Organisaatiossa oli jo kuukausia etukäteen tiedossa, että lomapäivät käyttäytyivät kohdallani eri tavoin, koska olin irtisanoutumassa. Itse irtisanoutumisesta ei kuitenkaan tieto kulkeutunut järjestelmän hallinnoijien korviin (ks. alla ”tehottomuus”) ja pahaa aavistamattomana käytin minulle annetut lomapäivät. Kävi ilmi, että olin käyttänyt niitä liikaa. Sen sijaan, että henkilöstötoimi olisi lähtenyt miettimään keinoja, millä asia voitaisiin järjestää, todettiin vain, että laki sanoo näin ja noin. Kuukausipalkastasi peritään takaisin kolmasosa, too bad. Henkilöstöasiantuntijat syyttivät minua omasta virheestään. Henkilöstöjohtaja myönsi, että vika oli jossakin muualla. Ehdotin muutamia tapoja kiertää takaisinperintä, mutta ne tyrmättiin ja nostettiin kädet pystyyn byrokratiaan nojaten.

Toinen esimerkki byrokratian diktatuurista, jonka kuulin kanssani samassa talossa pitkään työskennelleeltä kollegaltani, on jo makrotasoa. Vuosia sitten kahden tärkeän organisaation yhteistyö nähtiin niin relevanttina, että ne haluttiin muuttaa samaan osoitteeseen synergiaetujen saamiseksi. Asia oli jo taputtelua vaille valmis, mutta viime tingassa toisen organisaation kiinteistöistä vastaava yksikkö esti byrokratiallaan muuton yhteen. Synergiaedut menetettiin ja nyt vasta (vuosikymmen?) myöhemmin on asia saatu toteutettua. Kauhistuttaa ajatella, mitä noiden palveluiden käyttäjät ovat vuosien varrella menettäneet näiden kahden toimijan liiton kariutuessa, kun tarve tuolle liitolle oli tiedossa jo vuosikausia sitten. Kyseisten palveluiden käyttäjäryhmä on maassamme todella suuri ja merkittävä, sekä myös yksi yhteiskuntamme suurimmista raharei'istä. Sen verran uskallan kertoa.

3. Tehottomuus. 90 -luvulla alkoi laaja julkisen sektorin tehostamisbuumi. Sektorin todettiin olevan paisunut, täynnä tomuisia paperinpyörittäjiä nostamassa pätäkkää ja odottelemassa seuraavaa kahvitaukoaan. Tuumasta toimeen: ihmisiä alettiin laittaa pihalle ja siitäpä lähtien populaa onkin lentänyt kuin akanoita puimurista. Huomio kiinnitettiin suureen määrään työntekijöitä työn tekemisen tapojen sijaan. Työmenetelmät, jurakautiset käytänteet saivat jäädä lähes entiselleen.

Työnteko ei ole vuosien saatossa radikaalisti muuttunut julkisella. Paperinpyörityksen tilalle on tullut orjuuttavia sähköisiä järjestelmiä, joita tulkitaan kuin fundamentalistinen piru raamattua. Järjestelmien odotettiin korvaavan paperin, mutta näin ei käynyt. Näiden rinnalle on tullut tuo työelämän kenties yksi väärinkäytetyimmistä työkaluista: excel. Ja niitä exceleitä, luoja paratkoon, niitä on joka lähtöön. Joka jumalan asialle on olemassa oma excelinsä. Suurinta osaa exceleistä tuskin kukaan, koskaan, missään käyttää mihinkään järkevään, mutta niiden täyttöön käyttää jo yksittäinen työntekijä useita työtunteja viikossa. Turhiin exceleihin on vain yksinkertaisesti ehdollistuttu.

Siis sama määrä työtä, vähemmän ihmisiä tekemässä työtä. Julkinen organisaatio voi helposti olla edelleen tehoton, nyt vain järjestelmän pyörittämiseen on puolet vähemmän resursseja. Looginen lopputulema tästä on, että kaikkia töitä ei yksinkertaisesti ehditä tehdä. Näistä ei puhuta organisaatioiden seinien ulkopuolella, mutta jatkuvasti tapahtuu pikku-pikku ”oopseja”, kun jokin asia on unohtunut hoitaa tai sitä ei ole pystytty määräaikaan mennessä hoitamaan (em. lomapäiväsotkuni on tästä klassinen esimerkki).

Kun konttorihöylä Unelma-Anelman listalla on päivittäin hänen työnkuvaansa kuuluvat 10 tehtävää ja lisäksi hänen työnkuvaansa kuulumattomat, virallisesti ”ei-kenenkään” vastuulla olevat 3 tehtävää (jotka ovat vain ohjautuneet hänelle henkilöstön vähetessä), siinä työpäivä venyy ja paukkuu. Joka ikisen tehtävän maaliin vieminen vaatii sidoshenkilön 1, 2 ja 3 takana olevia toimintoja. Unelma-Anelmalla ei ole mahdollisuutta hoitaa näitä toimintoja, mutta ne on kuitenkin oltava kunnossa, ennen kuin hän pystyy oman tehtävänsä hoitamaan. Kolmasosa Unelma-Anelman päivästä siis oikeastaan kuluu hänen pyydellessään henkilöiltä 1, 2 ja 3, että ehtisivätkö he millään tehdä tämän ja tuon toimenpiteen, jotta Unelma-Anelma pääsisi tekemään omansa. Samaan aikaan Unelma-Anelman puhelin laulaa Hoosiannaa, kun hän ottaa vastaan samanlaisia pyyntöjä henkilöiltä a, b ja c, jotka hekään eivät pysty hoitamaan omia to-do -listojaan, koska jokin heidän tehtävänsä valmiiksi saattamista edellyttävä yksityiskohta on Unelma-Anelman takana.

Nämä ongelmat eivät aina näy tavalliselle kansalaiselle kulissin takaa. Silloin, kun näin kuitenkin käy, käytännössä esim. jokin organisaation tuottama kunnallinen tai valtiollinen palvelu ei toimi. Paperit junnaavat, rivikansalaisen asia ei edisty. Organisaation työntekijälle taas konkreettisimmillaan esim. palkka ei ole tullut ajallaan, työsopimusta ei kuulukaan tai aloitettuasi uuden työn, istut kolme viikkoa toimistolla tyhjän panttina koska sinulla ei ole accessia yhteenkään niistä kymmenestä järjestelmästä, joita tarvitset aivan joka ikisen työtehtäväsi suorittamiseen. Hupsista heijaa. Työntekijälle tämä tarkoittaa myös sitä, että osalle kerääntyy epäinhimillinen määrä töitä ja ylityötunteja ropisee sitä vauhtia, ettei työaikajärjestelmä pysy perässä. Paineensietokyky on kovilla ja kaikkihan tiedämme, mitä tällainen tekee pitkässä juoksussa ihmisen psyykelle.

Julkisen sektorin kolme nähdäkseni suurinta ongelmaa; johtamisen rampautuneisuus, byrokratia ja tehottomuus kytkeytyvät toisiinsa erottamattomaksi vyyhdiksi. Ne saavat puhtia toinen toisiltaan ja eskaloivat toinen toistensa vaikutusta. Kunkin organisaation oma kulttuuri määrittelee, miten tähän suhtaudutaan. Otetaanko se asenne, että kieltojen, sääntöjen ja esteiden sijaan nähtäisiinkin kehittämishaasteita ja mahdollisuuksia? Voisiko juuri tähän meidän vanhakantaiseen ja ehkä jämähtäneeseenkin organisaatioon implementoida toisenlaista ajattelutapaa vai nostetaanko meillä vain kädet pystyyn ja työnnetään pää pusikkoon? Useissa organisaatioissa voidaan toki asioista puhua kauniisti, kehitysmyönteisellä retoriikalla, mutta käytännön teot kertovat silti aivan muuta.

Olen aina ollut sen puolesta, että organisaatioiden edesottamukset ovat vapaata riistaa silloin, jos kyseessä ovat merkittävät, useita koskettavat asiat. Hyviä työnantajia ja toimijoita on palkittava, kehnoista on kerrottava eteenpäin. Edellisellä työnantajallani on hallussaan sellainen inkvisitio, että tuon organisaation suututtaessani jäisi minusta jäljelle vain märkä läntti. Silti olen jo vuosia sitten päättänyt, että minä en ole se, joka edesauttaa älytöntä toimintaa hiljaisesti hyväksymällä.

Kehotan teitä kaikkia olemaan valppaina, tuomaan asioita esille ja ennen kaikkea valitsemaan viisaasti, minkälaisen toimijan työnantajaksenne kelpuutatte. Jos olette menossa julkisen toimijan palvelukseen, tehkää taustatyönne hyvin ja kaivakaa esiin luurangot kaapeista. Julkiseen kenttään mahtuu paljon hyviä, mutta myös arveluttavia työnantajia. Kirjoitukseni ei ole koko totuus. Se on kuitenkin ollut viimeiset puolitoista vuotta minun totuuteni ja myös yksi niistä kärkisyistä, miksi itse vaihdoin töihin yksityiselle.